En moyenne un cadre passe 16 ans de sa vie en réunion… Parfois (rarement ? souvent ?) utiles, ces temps de travail collectif se multiplient à la fois pour permettre la circulation et le partage des informations, mais aussi pour produire des contenus, des idées, des projets. Et, malgré sa mauvaise réputation, la réunion reste un des piliers de l’intelligence collective !
Vécue comme une contrainte par beaucoup, la réunion est pourtant une formidable opportunité d’échanges, de partages et de créativité. Mais avant d’aboutir à cet idéal… quelques règles simples s’imposent !
Identifier les leviers d’amélioration et les inscrire en TOP priorité !
Comment mettre en place une réelle réflexion sur les réunions menées dans vos organisations ? Il faut tout d’abord commencer par afficher clairement et pour tous ce constat : manque de préparation, mauvaises personnes conviées, digressions, jeux de posture et autres perturbations rendent la plupart des réunions improductives. Au-delà de la perte de temps et de l’altération possible des relations sociales, il y existe de très forts enjeux humains et financiers lourds à optimiser pour les entreprises ! Il est ainsi capital que la Direction concernée prenne les choses en main et soit exemplaire …
Fixer des objectifs clairs, pour des discussions efficaces et ciblées
Comme tout projet borné dans le temps, une réunion doit avoir un ou plusieurs objectifs. Ces derniers doivent être annoncés dans un ordre du jour et rappelés en début de séance, tout comme les horaires de début et de fin, ainsi que les règles de prise de parole. L’ordre du jour envoyé plusieurs jours avant la réunion précède une relance la veille de la rencontre.
Choisir soigneusement ses convives
En termes de préparation, il convient également de bien choisir les personnes conviées en fonction des objectifs et des expertises à mobiliser. Une réunion particulièrement productive se fera autour de 5 ou 6 personnes au maximum. S’il faut augmenter ce chiffre, il faudra nécessairement adapter les techniques d’animation et le niveau de participation. Plus les participants seront nombreux, plus une expertise de la facilitation sera conseillée…
Utiliser des techniques d’animation dynamiques
Pour favoriser la participation de tous, il est préférable de choisir des techniques d’animation dynamiques. Post-it, brainstorming, séance de créativité… Il existe des centaines d’outils et chacun correspondent à des objectifs – faire un diagnostic, créer un nouveau produit, faire un bilan… Un facilitateur aguerri saura choisir parmi cette vaste boîte à outils les techniques les plus pertinentes. Enfin (et surtout!), bannir les supports Powerpoint de plus de 30 diapositives… et alterner les séquences d’information et les séquences participatives.
L’idéal est de construire en amont la réunion sous forme de tableau indiquant pour chaque séquence : l’horaire, l’intervenant, la technique d’animation, les productions et objectifs attendus. Pour chaque séquence, il faut bien sûr garder une marge de manœuvre sur le timing et envisager un plan B au cas où les participants n’adhèrent pas à la proposition.
S’adapter aux participants
Lorsque la réunion semble déraper (apartés, déconcentration…) une seule solution: revenir aux objectifs et contrôler le timing. Même si le secret réside dans la préparation, il faut savoir s’adapter aux participants ! A ce titre, ne pas hésiter en début de réunion à rappeler des règles simples du type : pas de smartphone, on lève la main pour parler, un seul échange à la fois. Ça peut paraître évident et scolaire, mais ça va souvent mieux en le disant !
Et autre point essentiel, prévoir une pause pour les réunions de plus de 2H00. La concentration commence à baisser radicalement au bout d’1h30 environ. Les 15 minutes sacrifiées à la pause seront largement rentabilisées grâce à une attention plus grande des participants en fin de réunion.
Établir une synthèse
A l’oral ou sur paperboard, ne pas oublier de faire une synthèse en fin de réunion! Elle pré-figurera le compte-rendu à envoyer aux participants dans la semaine qui suit. Ne pas hésiter alors à faire des schémas ou des dessins de synthèse, la facilitation graphique s’avère très utile et rend les synthèses intéressantes. Elle facilite en outre la mémorisation des contenus.
En suivant ces préconisations, vos réunions devraient progressivement gagner en efficacité. Pour finir, rien de tel qu’une formation à la facilitation de réunions pour gagner en confiance et étoffer sa boîte à outils personnelle. La facilitation n’est pas un talent, c’est avant tout de la technique et de l’entraînement!